(microsoft.com).-¿Cuándo fue la última vez que tuviste una reunión presencial?
Admitámoslo: las reuniones de trabajo de hoy en día están siendo cada vez más virtuales, y desde cualquier lugar. Pero, aunque las reuniones en línea o virtuales son convenientes de muchas formas, también disminuyen la responsabilidad del participante, dejando más espacio para la pérdida de atención. Cuando las personas están distraídas, las reuniones pierden el foco y exigen más repetición.
Para mantener el control de tus reuniones y de tu agenda, a continuación, sigue los seis consejos para transformar tu rutina.
1 Establece tu agenda
Los participantes de la reunión pueden estar ubicados en el mismo lugar de trabajo o en diferentes partes del mundo. Lo importante es que todos estén en sintonía. Incluye los temas de la reunión en la invitación o envía un correo electrónico de 24 a 48 horas antes de la hora pautada. Esto les dará a los participantes la oportunidad de estar más preparados respecto a los temas que serán tratados. Muy importante, si eres uno de los destinatarios de la reunión, ¡léelo! Incluso si estás familiarizado con los temas, en él podrías obtener informaciones importantes sobre los objetivos y preocupaciones presentadas para que no te tome por sorpresa.
2 Prepara tus notas y preguntas
Ya sea que tu reunión tenga o no una agenda establecida, asegúrate de tener claros tus objetivos. Intenta recopilar cualquier nota o historial que puedas necesitar como referencia, así como tus preguntas. Tener una lista o elementos preparados calmará la presión de tener que pensar en cualquier pregunta en el momento y te permitirá participar en la discusión. Siéntete libre de anotar tus preguntas en la agenda, si existiese alguna, o prepara tus notas con anticipación con los objetivos o ideas iniciales. Cualquiera que sea tu estilo de preparación, seguir esta práctica asegurará que recuerdes tu propia pauta el día de la reunión.
3 Examina tu tecnología
No importa si es tu primera reunión en línea o tu millonésima, asegúrate de saber cómo utilizar tus recursos tecnológicos. Confirma la manera de entrar y si tus altavoces funcionan. Si necesitas Internet para acceder a tu conferencia, tus correos electrónicos o tus anotaciones (pertinentes a la reunión), verifica tu conexión a Internet. Las frustraciones iniciales generalmente ocurren cuando una persona necesita más tiempo para acceder a la conferencia. No permitas que esto suceda: entra al menos 5 minutos antes a las conferencias.
4 Comparte tu pantalla
Si estás revisando cualquier información con materiales visuales, estadísticas complementarias, o documentos externos, asegúrate que todos comprendan a lo que te refieres. Comparte tu pantalla para que puedas enfocar la atención de los participantes y mantenerlos al tanto del asunto. Esto puede evitar interrupciones como «¡Espera! ¿Dónde estamos? Espera un momento necesito encontrar la página correcta.” Compartir tu pantalla elimina la necesidad de pausas y momentos de confusión. Pero recuerda: si estás compartiendo tu pantalla, asegúrate de deshabilitar cualquier aplicación de correo electrónico, llamadas, mensajes o notificaciones para evitar interrupciones.
5 Sé directo
Uno de los desafíos de las reuniones virtuales es prever quien hará una participación. Conociendo los participantes y sus personalidades, las reuniones virtuales pueden variar desde aquellas en las que todos hablan al mismo tiempo, hasta otras con largas pausas cuando alguien termina de hablar. Para evitar la superposición de voces o largos silencios, haz preguntas específicamente para otros participantes de la reunión. Si las personas están trabajando juntas en una determinada tarea o dependen de otras etapas del proceso para continuar, no dudes en preguntar específicamente a alguien si tiene algo que agregar o preguntas adicionales. Ser directo al cambiar la dirección de la conversación asegura que aproveches de mejor manera el tiempo de reunión y la participación de todos.
6 Valora tu personalidad
Las reuniones vía internet, por teléfono o virtuales son un tanto diferentes, las reacciones corporales son más difíciles de percibir. Para evitar la posibilidad de perder la atención de las personas, valora su personalidad. Sé cordial y simpático tanto como lo serías en persona, o incluso más, dependiendo de la reunión. Una forma entusiasta de comunicarte atraerá a tu audiencia y los mantendrá enfocados en el tema presentado. No querrán distraerse, especialmente si tienes la costumbre de dirigirte a alguien en específico para saber su posición sobre un determinado asunto. Con todos comprometidos con la reunión, los temas serán abordados rápidamente y abarcarás más contenido en menos tiempo.
Cualquiera que sea el formato de la reunión, no hay motivos para perderte en el entorno virtual. Estando preparado e involucrando a tus compañeros, tus reuniones serán claras y acordes con tus objetivos.
