La experta en productividad Jill Duffy le muestra cómo adoptar algunos trucos simples puede ayudarlo a organizar su correo electrónico. Tomarse un poco de tiempo para aprender nuevos hábitos ahora podría ahorrarle innumerables horas en el camino.
(pcmag.com).- El correo electrónico puede hacernos sentir como si estuviéramos luchando para mantener nuestras cabezas fuera del agua. ¿Sus páginas de bandeja de entrada son largas? ¿Comienzas cada día leyendo un correo electrónico, pensando que responderás a los mensajes más importantes, solo para buscar y darte cuenta de que ha pasado una hora y no has hecho nada hasta ahora? ¿Se está quedando sin espacio para su correo electrónico cada pocos días? ¿Se siente el correo electrónico como un multiplicador de productividad, o como un asesino de productividad ?
Organiza el arte de los insectosSolo se necesitan algunos trucos simples para ser más eficiente en el manejo del correo electrónico para que no se sienta agobiado por él. Algunos de estos consejos se basan en las funciones que se encuentran en la mayoría de los programas de correo electrónico, pero otros son formas de cambiar sus propios hábitos para que las pequeñas interacciones diarias que tenga con el correo electrónico le ayuden a mantenerse al día con su gestión.
Piénsalo como limpiarte los dientes. Hay una diferencia entre la higiene dental diaria y la visita a un dentista, pero tiene que hacer ambas cosas. Debe cepillarse dos veces al día y usar hilo dental una vez al día, y esos hábitos son extremadamente importantes para tener dientes sanos. Cada seis meses, también debe visitar a un dentista para una limpieza más exhaustiva, radiografías y otros cuidados preventivos. La higiene diaria evita que problemas más grandes se acumulen. Las visitas al dentista lo ayudan a detectar y corregir los problemas de florecimiento antes de que se salgan de control.
Por supuesto, incluso con los dientes, las cosas pueden salir mal. Un accidente podría anularlos o sus genes podrían terminar afectándolos, al igual que un nuevo proyecto o un cambio en la posición de trabajo podrían causar una explosión repentina de correo electrónico. En cualquier caso, no significa que deba dejar de usar el hilo dental o ver a un dentista con regularidad, o limpiar su correo electrónico todos los días. Si tiene un problema inesperado, debe seguir buenos hábitos para mantener todo bajo control.
Cuando cambia la forma en que interactúa con el correo electrónico a corto plazo, cuándo y cómo lo verifica, con qué frecuencia borra mensajes, etc., le facilita la vida a largo plazo.
Aquí hay algunos consejos para hacer que el correo electrónico sea una carga. Permítame advertirle que estos consejos están enraizados en el sentido común y no brindan una bala mágica, lo que significa que no harán volar su mente ni se convertirán en una sensación de la noche a la mañana. Pero tampoco lo hará el hilo dental.
1. Eliminar primero
Lo primero que debe hacer cuando abre su bandeja de entrada es escanear para ver qué puede eliminar. Mira la línea de asunto y el remitente. ¿Es basura? ¿Es un email promocional que nunca vas a leer? ¿Es un aviso de su compañero de trabajo que dice en la línea de asunto que saldrá hoy, y que casi no hay posibilidad de que alguna información adicional en el cuerpo del correo electrónico sea relevante para usted? Si es así, tíralo.
Todos los mensajes que identifique como no importantes deben seleccionarse y trasladarse a la papelera de forma masiva. Si no tiene prisa en una mañana en particular, incluso puede intentar identificar uno o dos correos electrónicosregulares para cancelar la suscripción .
¿Por qué importa hacer este paso primero? Cuando borra mensajes irrelevantes inmediatamente, hace que sea más fácil ver los mensajes restantes. Cuando pueda ver los mensajes restantes, puede clasificar los más importantes con mayor rapidez. Si puede identificar incluso el cinco o el diez por ciento de su correo entrante diario como «muy probablemente no requiera acción» para que pueda eliminarlo rápidamente, estará en mucho mejor estado para comenzar su día de manera productiva.
2. Utilice más de una dirección de correo electrónico
No soporto los correos electrónicos de marketing ni las confirmaciones de envío, y mucho menos los recordatorios de mi banco para pagar la factura de mi tarjeta de crédito cuando ya está configurado para el pago automático. (Grr.) Todos estos mensajes saturarían mi bandeja de entrada y harían más difícil detectar correos electrónicos importantes, excepto que tengo una estrategia para tratar con ellos.
Utilizo una dirección de correo electrónico separada para todos estos mensajes de baja importancia.
Hay algunas maneras de hacerlo. Puede configurar una nueva cuenta de correo electrónico completamente para este propósito, que es como lo hago, o puede crear una dirección de alias usando su cuenta actual. La mayoría de los proveedores de correo electrónico te permiten hacer eso. Luego, crea una regla o filtro en su cuenta de correo electrónico para que todos los mensajes enviados al alias omitan la bandeja de entrada y entren en una carpeta diferente. Llámalo Bandeja de entrada 2 o Baja importancia o lo que quieras.
Una de las ventajas de usar una dirección de correo electrónico separada para este propósito es que mantengas este correo no basura, a veces llamado correo gris, separado de tu correo importante. Además, si una empresa vende su dirección de correo electrónico a otra lista de distribución, cualquier mensaje de marketing nuevo y no deseado tampoco terminará en su bandeja de entrada principal. Un tercer beneficio es que estos mensajes no lo distraen, ya que tiene que iniciar sesión en otro programa de correo electrónico o navegar a una bandeja de entrada diferente para acceder a ellos.
3. Escribe en corto
Al escribir correos electrónicos, diga lo que quiere decir, sea claro y conciso. ¿Por qué? Escribir en forma breve ayuda a las personas que leen su mensaje a llegar al punto y procesar su correo electrónico de manera más eficiente. Pueden captar su tono y responder en forma, lo que le facilitará la vida.
Algunas situaciones requieren oraciones completas y lenguaje formal, pero los fragmentos pueden ser extremadamente efectivos en el correo electrónico. Úsalos cuando tenga sentido. La policía de gramática no te perseguirá. Ciertamente, a veces debe ser muy detallado y aprovechar el aspecto del correo electrónico: hay un registro de todo. En general, sin embargo, el lenguaje predeterminado es conciso, claro y directo.
No todos son adeptos a la brevedad y puede parecer un problema. Para evitar que suene hostil, puede agregar un emoji o signos de exclamación. O simplemente hágales saber a las personas que intenta ser conciso en el correo electrónico y que no deben tomarlo personalmente.
4. Usar grupos o listas de distribución
Si envía un mensaje al mismo grupo de personas repetidamente, configure un alias de grupo o correo electrónico. En Outlook, se llama una lista de distribución. En Gmail, vaya a Contactos (contacts.google.com), seleccione las personas que desea agregar a un grupo y haga clic en el icono de etiqueta. Dale un nombre a tu grupo. Una vez que se guarda, puede escribir ese nombre para redactar automáticamente un mensaje para todos los miembros del grupo.
El uso de grupos no solo ahorra tiempo al eliminar la necesidad de escribir el nombre de cada persona cuando envía el grupo, sino que también lo configura para tácticas de eliminación fáciles, como explicaré más adelante.
5. Crea plantillas o respuestas enlatadas
Si hay un mensaje que envías una y otra vez, no lo escribas desde cero cada vez. Reutilice lo que ya ha escrito haciendo una plantilla o respuesta enlatada, como lo llama Gmail.
Algunos ejemplos de mensajes que la gente envía con frecuencia son los siguientes:
- Gracias por llegar, pero no estoy interesado,
- Confirmando recibo. Gracias y, por favor, avíseme si necesita algo más de mi parte, y
- Eso suena como un trabajo para nuestro departamento legal. El mejor punto de contacto es …
Una vez que haya configurado algunas plantillas, puede responder a los mensajes que normalmente ocuparían un tiempo innecesario sin siquiera pensarlo mucho, permitiéndole continuar con el trabajo más importante.
6. Reutilizar líneas de asunto
Reutilizar los mensajes enviados a través de plantillas y respuestas enlatadas aumenta su eficiencia al minimizar la escritura. La reutilización de líneas de asunto le permite eliminar o archivar mensajes antiguos con mayor facilidad y rapidez. Te explico como sigue.
7. Ordenar para eliminar
Los límites de datos pueden afectar a cualquier persona, incluso a personas altamente organizadas. La forma de liberar algo de espacio es eliminar los mensajes que no necesita de forma masiva. Este es el tipo de tarea que usted puede pensar que es similar a ir al dentista. No tiene que hacerlo todos los días, pero hacerlo de manera periódica y regular ayudará a prevenir problemas mayores. Encuentro que tres métodos de eliminación son particularmente útiles.
Primero, ordene su correo enviado por tamaño de archivo o archivo adjunto y deseche los más grandes que no necesite. La razón por la que me enfoco en los mensajes enviados es porque si envié un archivo adjunto, es muy probable que sea el propietario del archivo y, por lo tanto, tengo otra copia guardada en otro lugar.
El segundo método consiste en ordenar el correo enviado por línea de asunto y buscar los mensajes que envía regularmente. Si envía un mensaje semanal con el asunto «Limpieza del refrigerador a las 4 pm de hoy», puede verlos, seleccionarlos y eliminarlos todos a la vez.
Tercero, ordena tus mensajes por destinatario. Probablemente tenga algunos colegas, amigos o grupos de personas a los que envíe correos electrónicos con frecuencia. Es probable que muchos de los mensajes enviados entre usted y ellos no sean muy importantes. Si nunca los volverá a necesitar, seleccione varios mensajes a la vez y elimínelos en masa.
8. Desactivar notificaciones, cerrar correo electrónico para enfocar
Obtener una alerta en pantalla sobre cada mensaje entrante es increíblemente interrumpido y distrae. Supongo que la gran mayoría de los trabajadores estaría mejor con las alertas de correo electrónico completamente deshabilitadas. Sólo es útil en los casos más raros. Entonces, apaga tus notificaciones.
Del mismo modo, cierre su aplicación de correo electrónico o la pestaña de su navegador cuando necesite realizar un trabajo altamente enfocado durante al menos 30 minutos. Me duele escribir esa sugerencia, sabiendo que casi nadie la seguirá. Muy pocas personas lo hacen, pero me gustaría convencer a más personas para que lo intenten. Imagina lo fácil que será encontrar tu flujo cuando no te distraigas con el correo electrónico.
Recuerda la última vez que trabajaste sin conexión, ya sea en un avión sin Wi-Fi o cuando tu conexión a Internet no funcionó. O tal vez ha trabajado desde una zona horaria donde no tiene muchos otros colegas y, por lo tanto, no tuvo interrupciones de correo electrónico durante un largo período de su día. Al cerrar el correo electrónico, se acerca la reproducción de esa experiencia de no haber sido interrumpido, y aún puede acceder a otra información en línea según sea necesario.
9. Co-opt Auto Respuestas
En relación con la sugerencia anterior, supongamos que no cerrará la ventana de correo electrónico porque le preocupa que alguien intente comunicarse con usted por un asunto urgente y lo extrañará. ¿La solución? Configure un mensaje de fuera de la oficina o de respuesta automática que diga «Si este es un asunto sumamente urgente, envíeme un mensaje de texto / llámeme / envíeme un mensaje en …» y proporcione su número de teléfono, Slack Handler o la línea preferida de comunicación.
10. Eliminar! O archivo de correo en carpetas
Un correo electrónico no eliminado es a menudo una buena intención que no se ha cumplido. Sepa cuándo dejar ir. No se aferre a los mensajes si es probable que nunca haga nada con ellos. Dejar mensajes sin importancia en tu bandeja de entrada es altamente improductivo, te distrae y solo te recuerda lo que te gustaría hacer en un mundo perfecto, pero no puedes.
No te están haciendo ningún favor al estar en tu bandeja de entrada.
Si la eliminación de mensajes parece grave, muévalos a una nueva carpeta. Llama a esa carpeta Pendiente o Buenas Intenciones. Lo importante es sacarlos de tu bandeja de entrada. Espera unos meses. Mira cuántos has desenterrado o respondido. Si la respuesta es cero, quizás reconsidere eliminarlos en primer lugar.
11. Vaciar la basura periódicamente
Vaciar la basura periódicamente. Eliminar la basura despeja espacio. La mayoría de los programas de correo electrónico, incluido Outlook, tienen una configuración para descargar automáticamente la papelera al salir de la aplicación . Si nunca recuerdas tirar la basura, recomiendo activar esa función.
La mayoría de las personas probablemente no necesitan vaciar la basura más de una vez al mes o una vez al trimestre. Existe el peligro de eliminar su basura con demasiada frecuencia, ya que la basura es a donde va a rescatar correos electrónicos que pensó que no necesitaba, pero resulta que sí lo hace. He rescatado muchos mensajes de la papelera, generalmente el mismo día que los puse allí.
Cómo tirar del cable de emergencia
Ahora, si estás desesperado por una pizarra limpia con tu bandeja de entrada, aquí hay un último truco que puedes probar:
1. Crea una nueva carpeta. Asígnele el nombre Old Inbox or Mail antes de julio de 2019 (o el mes y año actuales).
2. Selecciona todo en tu bandeja de entrada. Mueve todo a la nueva carpeta.
