(hp.com).- Incluso antes de que los últimos titulares cambiaran el escenario del trabajo a distancia, trabajar en forma remota ya resultaba atractivo por muchas razones: No tiene que perder tiempo yendo y viniendo al trabajo, está a cargo de su rutina diaria y puede trabajar para una empresa que ama, pero cuyo domicilio se encuentra en una ciudad diferente.
De acuerdo con una investigación que desarrolló Robert Half, una empresa de consultoría sobre recursos humanos, el 77 por ciento de los empleados dicen que tomarían un empleo que les permita trabajar desde su casa al menos algunos días. Y, dado que el 75 por ciento de los gerentes dicen que están abiertos a la posibilidad de que sus empleados trabajen a distancia, no es novedad que el trabajo desde casa sea un beneficio comúnmente utilizado para atraer a nuevos empleados.
Sin embargo, a continuación, incluimos otro dato estadístico interesante de la misma investigación: El 73 por ciento de los trabajadores aún prefieren trabajar en grupos en lugar de hacerlo de modo independiente y alejados de la oficina. Eso constituye un contraste bastante radical con el 12 por ciento que prefiere la colaboración virtual fuera del lugar y el 5 por ciento que solo desea trabajar a distancia en forma autónoma. Además, si usted forma parte de ese 73 por ciento y trabaja para una empresa que recientemente ha instaurado la política de trabajar desde casa a tiempo completo, es posible que tenga que hacer algunos ajustes.
Dado que el campo de la TI/tecnología ya es el segundo campo más popular para trabajar en forma remota, mantener a los trabajadores remotos conectados y felices es bueno para el negocio. A continuación, incluimos algunos factores que provocan estrés y que deben enfrentar los trabajadores remotos y mostramos la manera de superarlos.
Invisibilidad
A menudo, los trabajadores remotos se preocupan por su aislamiento del equipo al que pertenecen. Las empresas que cuentan con un personal que en su mayoría trabaja de forma remota, a menudo, organizan retiros periódicos y reuniones a las que asiste todo el personal para que cada uno pueda hacer conexiones en persona y perciba el sentimiento de camaradería. Pero dados los últimos acontecimientos, estos tipos de retiros han quedado fuera de discusión por un tiempo. Otra situación que puede enfrentar es si un trabajador remoto que visita periódicamente la oficina principal para reuniones de repente se ve castigado por las restricciones a los viajes de negocios. En estas instancias, es importante que tanto los empleados como los gerentes hagan un esfuerzo consciente por mantener en el circuito a quienes trabajan fuera de las instalaciones.
Soluciones: Las videoconferencias diarias por la mañana son una excelente forma de ponerse en contacto y permitir que los trabajadores remotos sepan qué es lo que sucede en la oficina y cómo avanzan los diferentes proyectos. Además, si aún no utiliza un software de colaboración, es hora de probarlo: Google y Microsoft están otorgando libre acceso a G Suite y Teams por tiempo limitado.
Bingo de zonas horarias
Si sus empleados se encuentran en distintas zonas horarias, puede que deba ajustar hasta tres horas en los Estados Unidos (y mucho más si un trabajador está en Hawái o en otra parte en el exterior).
¿El trabajador remoto se siente cómodo con las reuniones de las 7 h en su zona horaria o deberá reorganizar los horarios de las reuniones para incluirlo? ¿Se sentirá desconectado del equipo si lo desconectan a las 15 h porque en su lugar de residencia son las 17 h?
Soluciones: Si aún no lo ha hecho, organice los horarios de los empleados de cada zona horaria. Esto también rige para los gerentes remotos. Si un gerente de Nueva York debe tener reuniones por la mañana, pero su equipo se encuentra en California, dicho equipo debe tener voz y voto al respecto.
Cultura tóxica de la oficina
Es posible que obligar a todo un equipo a trabajar desde casa cause alguna fricción social, especialmente si el equipo está acostumbrado a trabajar cara a cara.
Soluciones: Una de las mejores cualidades sobre las empresas más pequeñas es que su cultura puede ser modificada mucho más rápido que en el mundo empresarial. Y, con un tercio de los empleados trabajando desde su casa dentro de los próximos 10 años, las empresas que no aceptan el trabajo a distancia van a tener serios problemas de contratación y retención de empleados. Esta es una excelente oportunidad para trabajar con esta problemática y desarrollar procesos de trabajo a distancia que les sean útiles a sus empleados en el futuro.
Atención sobre TI a larga distancia
La lejanía dificulta mucho más la posibilidad de que el equipo de TI se ocupe de las necesidades de hardware de los trabajadores, especialmente cuando el envío seguro de nuevas tecnologías o repuestos podría demorar días.
Soluciones: No escatime en computadoras portátiles, tablets e impresoras para el personal remoto; los dispositivos tecnológicos confiables y de calidad aumentarán su productividad (y su felicidad también).
Una HP ZBook les ofrece el rendimiento de una computadora de escritorio con la movilidad de un equipo portátil; conéctela al acoplamiento Thunderbolt™ para obtener una conexión portátil y sin desorden.
A los usuarios de computadoras de escritorio les gustará el tamaño de las pequeñas pero potentes mini-computadoras de escritorio de HP®. La impresora inteligente para el hogar como la HP Tango tiene el tamaño perfecto para una oficina en casa. Añada unos buenos auriculares para hacer llamadas de trabajo, como los HP OMEN 800, y los trabajadores estarán listos para comenzar a trabajar.
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Ergonomía de la oficina en casa
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La mayoría de las oficinas en casa están llenas de errores de ergonomía, que pueden perjudicar la productividad y la salud, y costar dinero. Así es como se crean ambientes de trabajo que no sacrifican la comodidad, la eficiencia ni la salud.
Cuando se trabaja desde casa, es tentador saltar a una computadora portátil y trabajar en su sillón favorito. El problema es que, si no trata el trabajo digital como una forma de trabajo manual, su cuello, espalda, brazos o muñecas acabarán por vengarse.
Aproximadamente, 1,8 millones de trabajadores sufren cada año lesiones por esfuerzos repetitivos, que surgieron en el último cuarto de siglo. Estas afecciones pueden resultar desde irritantes hasta debilitantes. (¿Alguna vez ha intentado abrir una puerta con síndrome del túnel carpiano?)
Las empresas cuyos trabajadores acumulan lesiones en el trabajo se enfrentan a primas de indemnización laboral más altas, sin mencionar el tiempo y la productividad perdidos. De hecho, los empleadores ya pagan USD 1000 millones por semana en indemnizaciones a empleados directos, según la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional.
Los software y hardware actuales, que son increíblemente eficientes, vienen con una maldición: pocas interrupciones incorporadas para los trabajadores y poca necesidad de dejar del escritorio. La buena noticia es que es totalmente posible evitar que se desarrollen lesiones relacionadas con la computadora en primer lugar.
Ya sea que les pida a los empleados que trabajen desde su casa o lo haga usted mismo, estas son cinco prácticas recomendadas para configurar una oficina en casa ergonómicamente amigable. (Antes de conseguir un equipo, esta lista de verificación de la empresa de consultoría sobre ergonomía EWI Works le permitirá conocer los aspectos básicos).
1. Use una silla cómoda para su cuello y su espalda
En lo que respecta a la comodidad, una silla de oficina correcta es la única inversión más importante. Debe apoyar la parte baja de la espalda e instar a los trabajadores a sentarse con los pies apoyados firmemente en el suelo o inclinados ligeramente hacia arriba. Cuando esté sentado, el trabajador debe mirar hacia adelante, con los ojos a la altura de la pantalla. Los hombros deben estar relajados con los codos y las rodillas doblados hacia el teclado en un ángulo de 90 grados aproximadamente. También es importante dejar unas dos pulgadas (5 cm) de espacio entre las rodillas y el frente de la silla.
Si el trono es hogareño, la ajustabilidad también debe hacerlo sentir como un rey. Un asiento giratorio evita que la espalda y el cuello se tuerzan, al igual que las ruedas (idealmente cinco). Los trabajadores deben ajustar la altura de la silla (la distancia desde el suelo hasta el asiento propiamente dicho) moviendo el asiento hacia arriba y hacia abajo. La profundidad (la distancia desde donde la espalda baja de una persona toca con el respaldo hasta sus rodillas) también debe ser ajustable. De la misma manera, los empleados querrán la opción de trabar el ángulo de la silla en su lugar, lo cual les permitirá reclinarse ligeramente en lugar de encorvarse hacia delante.
Aunque los apoyabrazos también deben moverse, estos no deben empujar los hombros hacia arriba ni impedir que los trabajadores se acerquen al escritorio. Si el presupuesto no permite contar con apoyabrazos ajustables, que a menudo son muy caros, directamente compre una silla sin apoyabrazos.
El precio base de una silla de oficina bien acolchada y ajustable es de USD 350 aproximadamente. Sin embargo, si su silla de cocina favorita cumple con los requisitos de ergonomía más importantes, le servirá. Añádale una almohada y estará lista. Es posible lograr un soporte para la espalda baja con el espacio necesario entre la parte trasera de las pantorrillas y la parte delantera del asiento.
«No es suficiente con tener una silla ergonómica; la mejor silla es la que se ajusta a la persona que se sienta», afirma Annie Barnwell, ergónoma profesional certificada que ayuda a personalizar las oficinas en casa.
Está bien sentarse sobre una pelota de yoga, pararse en un mostrador o incluso acurrucarse en la cama con una computadora portátil, pero limite el tiempo que pasa sentado fuera de una silla cómoda a 20 o 30 minutos para que la espalda y los músculos centrales se recuperen. No realice tareas durante el día desde una posición incómoda. Aunque trabajar desde casa solo sea temporal, en pocas semanas ya tendrá nudos en el cuello o un nervio inflamado en las muñecas o los codos.
2. Apunte a la altura correcta en su escritorio
Después de seleccionar el asiento correcto, elija exactamente un escritorio que ponga el trabajo al alcance de la mano. Muchos escritorios contemporáneos que se ofrecen en las tiendas de suministros de oficina son ajustables y cuestan alrededor de USD 150. Muchos de ellos permiten cambiar de posición de sentado a parado. Algunos vienen sobre ruedas.
Los escritorios «estándar» de altura fija, por otro lado, miden 29 pulgadas (73,66 cm), lo cual es solo para personas de unos seis pies de altura (1,83 m). Escribir en una mesa demasiado alta hace que la persona se encorve y encoja de hombros. Esto comprime el tejido y los nervios de las muñecas y los brazos. Incluso si está limitado a una mesa estándar o equivalente, puede crear un espacio de trabajo cómodo optimizando todo lo demás a su alrededor.
Para calibrar el espacio de trabajo, los empleados deben sentarse y relajar sus brazos, con los codos en un ángulo de 90 grados. Las manos deben quedar apoyadas en la parte superior del escritorio. Si las puntas de los dedos están más altas que las muñecas, baje el escritorio. Si el empleado debe estirarse hacia abajo para tocar la computadora, levante el escritorio.
A continuación, no pase por alto el humilde pero importante reposapiés, que en última instancia es el apoyo de la columna vertebral. Los elevadores de pie que se mecen por el movimiento inquieto cuestan USD 25 en adelante. Pero no hay que avergonzarse de seguir este consejo profesional: una resma de papel de tamaño legal tiene la altura y el ancho adecuados.
3. ¿Tiene una computadora portátil? Trátela más bien como una computadora de escritorio.
Si trabaja desde una computadora portátil, como mucha gente hace hoy en día, no confíe solo en el equipamiento incorporado. Aunque el monitor, el teclado y el mouse integrados funcionan muy bien en períodos relativamente cortos, seguramente querrá que su computadora portátil funcione más como una computadora de escritorio si va a trabajar de ocho a diez horas al día. Esto significa tomar la computadora portátil y conectarla a un monitor, teclado y mouse separados.
El uso de un monitor independiente o incluso la función de monitor en su TV inteligente puede ayudar a evitar la tensión en el cuello y la espalda que a veces viene acompañada del trabajo frente a la pantalla de la computadora portátil. Para obtener el máximo beneficio ergonómico, debe ajustar el monitor o utilizar un elevador para que la parte superior de la pantalla esté a la altura de los ojos o ligeramente por debajo de ella. Los expertos en ergonomía recomiendan también tener el monitor a unas 20 pulgadas (50,8 cm) de los ojos o a un brazo de distancia.
Para los teclados, existen numerosas opciones de estilo y diseño. Una vez que elija la que le sirva, tendrá que asegurarse de que el teclado esté colocado a la altura de los codos. Si su escritorio o mesa es demasiado bajo, use un libro grande, una fuente de horno colocada al revés o cualquier otro objeto estable para elevarlo a la altura correcta. Puede que no quede lindo, pero su cuerpo se lo agradecerá hasta que pueda obtener una mejor solución.
También considere la posición y el ajuste del mouse. Asegúrese de que sea del tamaño adecuado para la mano del usuario y que permita que la palma de la mano se relaje y los dedos caigan sin esfuerzo sobre su parte delantera. HP ofrece una variedad de teclados y mouses para elegir. Los mouses especiales incluyen los modelos Evoluent verticales con forma de pezuña o la marca Contour que vienen en tamaño pequeño, mediano o grande.
4. Expanda su vista con dos monitores o uno extragrande
Se ha desarrollado toda una disciplina científica (y un arte) en torno al uso de monitores de computadoras más ergonómicos. Por ejemplo, la parte superior del cristal del monitor debe colocarse a la altura de los ojos, de modo que permita a los trabajadores mirar unos 20 grados hacia abajo y hacia el centro de la pantalla. Eso se hace evidente cuando se conecta un monitor de escritorio con una torre de escritorio independiente.
Si los usuarios suelen trabajar con varios documentos digitales o en papel a la vez o a consultarlos, también podría tener sentido invertir en varios monitores para reducir al mínimo la tensión en el cuello y la vista. Los estudios demuestran que el uso de más de un monitor también puede aumentar la productividad en un 40 por ciento. Los monitores dobles amplían la vista, lo que hace que sea muy fácil alternar entre tareas y archivos y ayuda a relajar los ojos y a mantenerlos en movimiento. Busque modelos que giren o se inclinen. Si un monitor no se puede ajustar verticalmente, añada una pila de soportes para elevar monitores de USD 10 (o prácticas resmas de papel de oficina).
Los monitores HP incluyen modestos modelos de 21,5 pulgadas (54,61 cm) Full HD (FHD), que cuestan a partir de USD 100, y monitores de 65 pulgadas (1,65 m) para juegos 4K que cuestan alrededor de USD 4000. El modelo FHD sirve para realizar las típicas tareas de oficina. Como alternativa a los monitores dobles a casi el mismo precio, un único monitor jumbo como el HP Z38c Curved Display proporciona vistas ininterrumpidas de 37,5 pulgadas (95,25 cm) y 4K de ancho.
Hay algunas profesiones en las que la afirmación «cuanto más, mejor» es cierta en lo que respecta a monitores. No hay nada malo en apilar los monitores en un escritorio espacioso o montarlos en la pared. Solo asegúrese de que se pueda ver la pantalla desde una postura neutra del cuello. Además, mantenga las pantallas de más de 22 pulgadas (55,88 cm) a una distancia aproximada de un brazo. Las pantallas dobles deben colocarse a unas 30 pulgadas (76,20 cm) de distancia.
5. Los auriculares inalámbricos lo mantienen en movimiento
Se dice que la muerte, los impuestos y las reuniones son certezas en la vida, incluso cuando se trabaja desde casa. Al menos un acogedor auricular con excelente calidad de audio puede evitar que los momentos de conferencia «fallen». Los usuarios no deberían tener que conformarse con los auriculares que vinieron con sus teléfonos inteligentes. HP ofrece una gran variedad de auriculares a varios precios. Los modelos de auriculares de diadema con cable tienden a complacer a los audiófilos, pero la calidad del sonido ha avanzado mucho incluso para las opciones inalámbricas más pequeñas. La portabilidad es la belleza de los auriculares Bluetooth.
«Me encanta tener auriculares, especialmente para la oficina en casa, porque cuando recibes una llamada telefónica te permite levantarte de tu estación de trabajo y dar un pequeño paseo», dice Barnwell. Y eso le permite seguir la regla de oro de la ergonomía, que es tomar frecuentes micropausas. Levántese, estírese cada media hora y obedezca la ley del 20/20/20: Mire a unos 20 pies (6,09 m) de distancia cada 20 minutos durante unos 20 segundos. «Siempre le digo a la gente que su próxima postura es siempre la mejor», afirma Barnwell. “Estar en movimiento es importante”.
Ahora que conoce las 5 herramientas esenciales para dominar la ergonomía de la oficina en casa, recuerde que no se trata de comodidades frívolas, sino de proteger el activo número uno de cualquier trabajador: su salud. El arte de diseñar un espacio de trabajo en pos de la eficiencia y la comodidad es la mejor inversión de oficina que puede hacer.
